כל בעל עסק יודע שכחלק מהשירות שהוא נותן ללקוחות שלו קיימים לא מעט מסמכים מקצועיים שעליו להקפיד שתמיד יהיו בהישג יד ולכן צריך לדאוג לאספקה סדירה שלהם. פנקסים של חשבוניות, קבלות, תעודות משלוח או כל מסמך אחר שמתעד את הפעילות של העסק חייב להימצא ולהיות ממולא על פי הדרישות, שכן במידה ותתקיים בעסק ביקורת של שלטונות המס – יסתמכו המבקרים על התיעוד והרישום. יחד עם זאת, בד בבד עם המידע שהכרחי מבחינת הדרישות שיופיע על גבי המסמכים – אפשר להוסיף גם את הלוגו של בית העסק או לעצב בהתאמה איך המראה של החשבונית או הקבלה.
כיום כבר לא מדפיסים פנקסי חשבוניות בודדים. עסק פעיל ומתפקד עושה שימוש בפנקסים חשבוניות על בסיס קבוע ויומיומי ולעיתים יעשה בעל העסק שימוש בעשרות חשבוניות ביום אחד. לכן כאשר בעל העסק יחפש היכן יהיה הכי כדאי לו להפיק פנקסים ולערוך הדפסת חשבוניות – כדאי לו לבדוק את האפשרות של הפקת כמות גדולה של פנקסים באותו המקום בתמורה להנחה במחיר. בתי דפוס רבים מאפשרים זאת ויתרה מכך – גם מסייעים רבות בעיצוב החשבוניות ובווידוא שהן נראות בדיוק כמו שבעל העסק היה רוצה שהן תיראנה. כאשר יוצרים קשר עם בית דפוס אפשר לשאול האם השירות כולל סיוע מקצועי של מעצב גראפי.
למה לשים לב כשרוצים להדפיס פנקסי חשבוניות?
כאמור, בתקופה שבה אפשר וקל מאד לעצב באופן עצמאי ואישי כל מסמך חשבונאי – חשוב מאד קודם כל לשים לב שהעיצוב האישי לא פוגע בשדות והמידע שחייבים להופיע – שם המשלם, מספר תעודת זהות או ח"פ, שדה רחב מספיק לכתיבת הסכום ששולם בספרות ובמילים וכמובן האפשרות לציין ולפרט באיזו דרך התקבל התשלום (מזומן, העברה בנקאית, צ'ק או באמצעות כרטיס אשראי). ברגע שכל הנתונים האלה מופיעים – אפשר להחליט איך והיכן ממקמים את הלוגו של העסק, מסר אישי שרושם הקבלה יוכל להוסיף לאחר המילוי שלה או כל משפט או כיתוב שיווקי לבחירתו.
כאשר נעזרים באיש מקצוע לצורך הפקת פנקסי החשבוניות אפשר להפוך את המסמכים האלה לחלק מהחומר השיווקי והפרסומי של העסק. אם החשבונית תישא מסר שיווקי אישי שמיועד ללקוח, פונה אליו ומדבר במילים שהוא מזדהה איתן וחשוב לו לקרוא – הוא גם ישמור את הפרטים שעל החשבונית וגם יזכור את השם של בית העסק למקרה שבו יצטרך אחד או יותר מהשירותים שבית העסק מציע.
חשוב מאד שלא להתייחס לפנקסי החשבוניות כמובנים מאליהם אלא כעל הזדמנות לאפשר להם להיות בשימוש בתור שליחים של בית העסק. כשמקדישים מחשבה וזמן כראוי ומעצבים את החשבוניות מתוך ראייה עסקית – הם יכולים לשמש היטב ולתרום רבות להגדלת מעגלת הלקוחות של בית העסק. החוכמה האמתית היא לדעת איך לעצב אותם בצורה נכונה.
ראו עוד: איך עושים החזרי מס
